《永乐大典》的修纂，从永乐元年(1403年)修《文献大成》算起，到永乐五年(1407年)定稿进呈仅五年，如果从永乐三年(1405年)重修算起，只有三年。这样一部煌煌巨制，在短暂的时间内完成，应当说是速成的。其纂修过程及详情，可惜史籍中有关具体记载很少，我们只能从一些零星的记载中钩稽出其大体情况。这么大的一部著作，参加人员又是如此之多，假若没有严密的组织和细致的分工，显然不易把工作做好。在决定重修之后，纂修上的主要问题是扩大收书范围，也就是如何把“经史子集与道释医卜杂家之书”全都包罗在这一部大型类书里面，编辑机构的组织一定要适应这一需要。姚广孝
《永乐大典》修纂时的组织机构的最高负责人是监修，由资善大夫、太子少师姚广孝，礼部尚书郑赐，侍读解缙担任。以下是副监修，亦是三人，为刑部侍郎刘季篪、翰林院修撰兼右春坊右赞善梁潜、通政司右通政李至刚。监修以下设有都总裁、总裁、副总裁，其次为纂修、编写人、缮录及圈点生等。整个编辑机构分工由监修、总裁总其大成，都总裁一人由陈济担任，负责调节和沟通监修与总裁、副总裁之间的情况。副总裁除参与总的计划工作外，大致还兼管一个部门的实际任务，领导若干纂修人员，从事搜集和加工本部门的图书资料。在副总裁中，如林环兼《书经》副总裁，王彦文兼《诗经》副总裁，高得旸兼《三礼》副总裁，蒋用文、赵友同兼医经方副总裁，释道联兼释教副总裁，从这些人担任的职务来看，显然是与他们个人的专长相结合的。如果副总裁所主管的部门范围较广的话，再分成若干小组，修纂人员按照所分工的范围搜集资料，然后将所有资料由编写人依韵目编排和连缀起来，再由校对人员负责核实资料，最后是缮写工作。此外还设有“催纂”五人，监视编辑工作的进度。整个编纂机构虽然庞大但并不臃肿，人手众多却没有造成杂乱。由于组织严密，分工细致，保证了整个工作的顺利展开。
解缙
修纂《永乐大典》的最高负责人监修姚广孝、郑赐、解缙三人，不像一些达官贵人修书时徒挂虚名，而是从商订《大典》凡例直到定稿，做了许多工作。姚广孝，僧名道衍，年十四岁即出家为僧。他从小好学工诗，而且擅长阴阳术数之学。朱棣“佐定天下”，他“论功以为第一”，他还担任过重修《太祖实录》的监修。解缙，吉水人，洪武二十年进士。修纂类书是他长期的夙愿，在修《大典》之前，曾参与修撰《太祖实录》、《烈女传》等书。修纂《永乐大典》时，他“刊定凡例，删述去取，并包古今，搜罗隐括，纤悉靡遗”，起了很大作用。副监修、总裁、副总裁中也有一大批博学之士。总裁胡俨，从小好学，对天文、地理、律历、医卜等方面的典籍，“无不究览”副总裁曾棨学识渊博，他是永乐二年礼部会试第八名，廷试第一名。明成祖很称奇他的村识，有一次明成祖曾摘录各种书上的疑难隐僻的事情来专门考问曾棨，他应对如流，“靡不悉对”。因为副总裁除参与总的计划外，还担任一个部门的实际工作，所以分配工作时，要知人善任，与他们的专长结合，如对礼学颇有研究的高得旸担任三礼副总裁，“分掌三礼，编摩有方”，清人曾查核《大典》中的三礼诸条，认为他对“前人经说，去取尚为精审”。又如王彦文擅长《诗经》，著有《诗经旁通》一书，由他来担任《诗经》副总裁，是非常恰当的。医经副总裁蒋用文、赵同友，他们本是太医院的御医，释教副总裁是高僧释道联，无疑也是极为合适的人选。《永乐大典》是部百科全书，涉及范围极广，必须发掘和汇集各种学科的优秀专业人材。为此，永乐三年和四年曾各征召过一次纂修人。由在朝的官吏或地方的官吏荐举人选，经过考核，予以录用。这次征召来的修纂人员中，大部分是地方府、县的训导教谕，有的甚至是布衣诸生，他们虽来自民间，却有不少是学识渊博，赋有专长的。姚广孝等善于识别人才，破格任用。都总裁陈济，武进人，他以布衣身份被征召来担任都总裁，并对《大典》的修纂作出了很大的贡献。他不仅与姚广孝、解缙等人把《大典》的体例制订得秩然有法，十分得体，而且修纂人员工作中发生的疑难问题，他都能“应口辨析无滞”，没有人不佩服他的该博的。永乐三年征召来的滕用亨已年近古稀，学问极为博辩，尤其精通“六书之学”，明成袒曾召见面试篆书，他书“麟凤龟龙”四个大字，又献《祯符》诗三首，得到明成祖的称赞。又如对民间文学很有修养的李昌祺，擅长阴阳之术的裴仕杰，精通星历和数学的薛富，以医道著称的沈永、江奚修，对佛学释藏造诣很深的高僧释壁庵、释惟寅、释慧暕等都为修纂《大典》发挥了自己的专长。永乐五年《大典》定稿后，又征召了一批缮写人员和画师，进行清钞。这些人员中，有不少人是技艺高超，擅长篆隶楷草的书法家和工于绘画的艺术家。
修篡《永乐大典》到底有多少人参加，史书记载很少，而且不够详细。《明实録·太余实录》卷七十三记载《永乐大典》修成后对姚广孝等嘉奖说“赐广孝等二千一百六十九人钞有差”。孙承泽《春明梦余录》卷十二云“正总裁三人，副总裁二十五人，纂修三百四十七人，催纂五人，编写三百三十二人，看详五十七人，謄写一千三百八十人，续送教授十人，办事官吏二十人，凡二千一百八十人”。虽然比《实录》要详细，而且多出十一人，但显然在人员统计上也是有遗漏的，《大典》里有不少人物、器物、植物及方志地志的图绘，可是这里根本没有提及画工，又圈占生、装裱人员和文房四宝采购者管理者、后勤服务和禁卫人员，都及有言及，清人全祖望说“自纂修以至缮写，箴三千人，缁流羽士，亦多预者”。（《鲒埼亭集外编》卷十七《钞永乐大典记》），他估计修撰人员将近三千人，比较接近实际。这么许多人参加这项文化工程，在古今中外历史上是从来没有过的。但具体有姓名及生平事迹的修纂人员，上世纪三十年代经郭伯恭考证得一百九十四人，其中《明实录》所载二十八人外，一百六十六人为郭氏所考得（郭伯恭《永乐大典考》）。又七十年代王重民又从明代方志、明人文集中查考得二百四十六人，除去与郭氏重复者，新考得者为五十二人（《文史》第四辑重民“《永乐大典》纂修人考”）。我们可以这样说，修纂《永乐大典》荟萃了全国各方面的优秀人材，怪不得当时有人以“天下文艺之英，济济乎咸集于京师”来形容这种盛况。此外，对编纂者在工作上、生活上也提供了不少优裕条件，这也是不可缺少的。明成祖让编辑人员到皇家图书馆阅读图书，使他们“尽读禁中之书”，“学识益进。”为了上班行走方便，把他们安置在文渊阁不远的崇里坊等地居住，并由光禄寺负责伙食，“朝暮酒馔”，供以茗果。每日晚餐后允许出游少息。为了编纂工作夜以继日地进行，特发给“膏火之费”，“仍免朝谒”，诸如此等，无疑保证了修纂工作的顺利进行。